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Antragsformulare/Hinweisblätter nach Artikel 13/14 DSGVO

Stabsstelle

Datenschutzrelevante Hinweise zur Konferenz-Fachanwendung ZOOM bei der Kreisverwaltung Plön

Zustimmungserklärung
Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications, Inc., zoom.us (externer Link).

Für die Nutzung ist es erforderlich, den Nutzungsrichtlinien von Zoom (https://zoom.us/terms, externer Link), der Datenschutzrichtlinie von Zoom (https://zoom.us/privacy, externer Link) und den Nutzungshinweisen bei der Shibbolethanmeldung zuzustimmen. Maßgebend sind die zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen.

Die Entscheidung über die Aktivierung des Benutzerkontos für Zoom ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und gegebenenfalls Registrierung ist eine Verwendung von Zoom nicht möglich.

Zweck der Verarbeitung
Zoom wird bei der Kreisverwaltung Plön  als Tool zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben verwendet, um virtuelle Besprechungen, interaktive Online-Kurse und Webinare (Online-Meetings) durchzuführen.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen beziehungsweise gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht.

Eine Nutzung von Zoom zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten Kreis-Plön-Lizenzen ist ausgeschlossen.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Zoom statt. Die Nutzung von Zoom zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig.

Weitere Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen des Einsatzes von Zoom ist zu gewährleisten, dass keine unbefugte Datenverarbeitung erfolgt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit von dienstlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt.

Vor einer Nutzung von Zoom sind die möglichen datenschutzrechtlichen Einstellungen so vorzunehmen, dass personenbezogene Daten durch Zoom nur zu den genannten Zwecken und im Rahmen des geltenden Rechts verarbeitet werden. Die datenschutzrechtlichen Prinzipien privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung sind zu beachten.

Durch entsprechende Einstellungen in Zoom und in der verwendeten Hardware und Software ist das Setzen von Werbecookies und das Tracking, zum Beispiel durch Google Analytics, Google Ads, auszuschließen.

Um die Privatsphäre zu schützen, können Sie Ihren Hintergrund durch eine Einblendung ersetzen. Ihr Kopf ist dadurch weiterhin zu sehen, ihr Umfeld hingegen nicht.

Benutzungsprofil und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Für Ihr Benutzungsprofil müssen Sie in der initialen Befüllung nur Ihren Namen sowie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse (@kreis-ploen.de) angeben. Auf freiwilliger Basis können Sie weitere Informationen hinterlegen, und diese selbst jederzeit editieren. Im Rahmen der Nutzung sollten nur die Daten verwendet werden, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. Im Übrigen sollte den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit Rechnung getragen werden.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit bei der Kreisverwaltung Plön über Sie in zulässiger Weise erhalten haben. Um Zoom nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen benötigt

Nachname
Vorname
E-Mailadresse (…@kreis-ploen.de)

Im Rahmen der Nutzung können durch Zoom weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalte.

Angaben zum Benutzer:
Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, zum Beispiel Browser

Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie zum Beispiel die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten beziehungsweise stummschalten.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen beziehungsweise den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie auch ohne Registrierung zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dies kann aber auch ein Fantasiename sein.

Zur Verarbeitung von Cookies finden Sie weitere Hinweise unter zoom.us/cookie-policy (externer Link).

Umfang der Verarbeitung, Aufzeichnungen
Die Voreinstellungen in Zoom sind so zu wählen, dass keine automatische Aufzeichnung erfolgt. Eine Aufzeichnung darf nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies im Rahmen des geltenden Rechts und für dienstliche Zwecke beziehungsweise für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Bei Aufzeichnungen sind insbesondere Urheberrechte und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren.

Bei der Nutzung von Zoom ist darauf zu achten, dass smarte Geräte, wie zum Beispiel Alexa, Siri, Google Home, sich nicht im Anwendungsbereich befinden oder aktiv sind, um unzulässige Datenverarbeitungen beziehungsweise Aufnahmen zu verhindern.

Die Speicherung von Aufzeichnungen sollte auf Kreisverwaltung-Plön-internen Servern bzw. Datenträgern (lokal) erfolgen. Aufgezeichnete Veranstaltungen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist und solange keine Löschungspflicht besteht.

Wenn Aufzeichnungen erfolgen, ist dies im Vorfeld transparent mitzuteilen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird den Teilnehmenden in der Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chat-Protokolle protokolliert werden. Dies ist aber in der Regel nicht der Fall.

Im Fall von Webinaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch gestellte Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktionen in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Die in Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist vor Beginn der Nutzung auszuschalten. Sie ist dauerhaft zu deaktivieren.

Ein Einsatz von Zoom im Rahmen einer automatischen Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO oder zum Profiling erfolgt nicht und ist auch nicht zulässig.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen:
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Kreises Plön verarbeitet werden, ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „ZOOM“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „ZOOM“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von virtuellen Besprechungen, interaktiven Online-Kurse und Webinare (Online-Meetings) Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.Zoom ist ein Remote-Konferenzdienst mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien/USA. Die Datenverarbeitung findet insofern in einem Drittland statt. Mit Zoom besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Zoom erfüllt auch die datenschutzrechtlichen Garantien gemäß Art. 44ff. DSGVO, da es dem EU-US-Privacy-Shield beigetreten ist (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active, externer Link). Zum anderen ist das angemessene Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert, die Zoom mit den Subauftragnehmern abgeschlossen hat (vgl. Art. 46 DSGVO).

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Kreisverwaltung Plön
Hamburger Str. 17/18
24306 Plön
E-Mail: verwaltung@kreis-ploen.de
Telefon: +49 4522 743 0
Telefax: +49 4522 95 0

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und gegebenenfalls weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von Zoom finden.

Kontaktdaten zur Datenschutzbeauftragen im Kreis Plön
Behördliche Datenschutzbeauftragte
des Kreises Plön
Postfach 7
Außenstelle Krögen 6
24301 Plön
Email: datenschutz@kreis-ploen.de
Telefon: Sigrid Nupnau 04522-743507

Fachbereich 1 - Zentrale Dienste und wirtschaftliche Entwicklung

Hauptamt

  • Personalabteilung / Stellenangebote

Datenschutz Stellenangebotsseite 
(30 kB)

Amt für Abfallwirtschaft

Fachbereich 2 - Schule, Jugend, Soziales und Gesundheit

Amt für Schule und Kultur

Amt für Soziales

Amt für Familie und Jugend

Amt für Gesundheit

Fachbereich 3 - Sicherheit, Ordnung, Bauen, Umwelt

Kommunalaufsichtsbehörde

Kreisplanung

Rechtsservice

Amt für Sicherheit, Ordnung und Veterinärwesen

  • Allgemeines Ordnungsrecht

Datenschutz Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bereich Gewerbe- , Gaststätten- und Handwerksrecht, Ladenschluss sowie im Rahmen des Schornsteinfegerwesens  
(24 kB)
Datenschutz Personenstandswesen 
(19 kB)
Datenschutz Beaufsichtigung von Stiftungen durch die Stiftungsaufsicht des Kreises Plön für den Bereich der Kreise Ostholstein, Segeberg und Plön sowie der Landeshauptstadt Kiel und der Stadt Neumünster 
(19 kB)
Datenschutz Verarbeitung personenbezogener Daten für öffentliche Versammlungen oder Aufzügen unter freiem Himmel 
(20 kB)
  • Ausländerbehörde

Datenschutz Verarbeitung der Daten in der Ausländerbehörde 
(21 kB)
  • Brand- und Katastrophenschutz

Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten beim Bevölkerungsschutz, der Gefahrenabwehr auf Kreisebene und im Bereich des Brandschutzes als untere Brandschutzbehörde 
(26 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten im Bereich des Brandschutzes als pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe 
(19 kB)
  • Bußgeldstelle

Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten 
(21 kB)
  • Jagd- und Waffenbehörde

Datenschutz: Erteilung, Versagung, Rücknahme und Widerruf waffenrechtlicher Erlaubnisse 
(19 kB)
Datenschutz: Erteilung, Versagung, Rücknahme und Widerruf sprengstoff-rechtlicher Erlaubnisse 
(19 kB)
Datenschutz: Erteilung, Versagung, Rücknahme und Widerruf des Jagdscheines 
(20 kB)

  • Verkehrsangelegenheiten

Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten für Genehmigungen nach dem Personenbeförderungsgesetz und dem Güterkraftverkehrsgesetz als Straßenverkehrsbehörde 
(21 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten für Angelegenheiten nach der Straßenverkehrsordnung 
(22 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Aufgaben als Fahrerlaubnisbehörde für Fahrerlaubnisinhaber und -antragsteller sowie für Fahrschulen und Fahrlehrer 
(73 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kfz-Zulassung 
(101 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vergabe von Kfz-Wunschkennzeichen 
(81 kB)
Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten für den Kfz-Onlinedienst und die internetbasierte Fahrzeugzulassung 
(23 kB)
  • Veterinär- und Lebensmittelaufsicht

Datenschutz: Durchführung von Cross-Compliance Kontrollen 
(95 kB)
Datenschutz: Abteilung Veterinär- und Lebensmittelüberwachung für den Bereich der Lebensmittelüberwachung - hier: Daten von Bürgern/Verbraucherdaten 
(71 kB)
Datenschutz: Lebensmittelüberwachung Gewerbetreibende 
(75 kB)
Datenschutz: Abteilung Veterinär- und Lebensmittelaufsicht für den Bereich Tierschutz/Tiergesundheit 
(86 kB)

Bauamt

Amt für Umwelt

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